Cinco tareas que toda pequeña empresa debería automatizar primero
Por dónde empezar con la automatización con IA cuando no tienes un programador, y cómo elegir la primera tarea.
La mayoría de las pequeñas empresas no necesitan una «estrategia de IA» para empezar. Necesitan una tarea que se lleve horas cada semana y que la haga un software de forma fiable en lugar de una persona. Estas son las cinco que vemos más a menudo, más o menos en el orden en que las abordaríamos.
1. Copiar a mano los datos de los documentos
Facturas, pedidos de compra, albaranes, formularios de solicitud. Si alguien abre un PDF y teclea lo que ve en otro sistema, ahí tienes la primera candidata. La IA de documentos actual lee de forma fiable el proveedor, los importes, el IVA y las fechas, y la automatización puede marcar cualquier cosa inusual para que la revise una persona.
Por qué va primero: el trabajo es repetitivo y fácil de medir, y el resultado es fácil de comprobar.
2. Responder a las mismas preguntas de los clientes
Horarios, precios, plazos de entrega, «¿lo tenéis en stock?». Un chatbot que responde a partir de tu propia web y tus políticas puede atender estas preguntas en tu web, WhatsApp o Viber. Lo que no sepa responder lo pasa a una persona, con la conversación adjunta.
Por qué tan pronto: los clientes reciben respuesta a las 11 de la noche, y tu equipo deja de copiar la misma respuesta una y otra vez.
3. Hacer seguimiento de los clientes potenciales
Los contactos que llegan por formulario, correo o redes sociales a menudo esperan horas una respuesta, o se pierden. Una automatización puede responder al momento, hacer dos o tres preguntas para saber si encajan, añadirlos a tu CRM y reservar una llamada en la agenda de alguien.
4. Informes semanales y mensuales
Si alguien exporta hojas de cálculo cada lunes para montar el mismo informe, ese informe puede hacerse solo. La automatización saca las cifras de tu tienda, tu contabilidad o tu CRM, escribe un breve resumen de lo que ha cambiado y lo envía a quien lo necesita.
5. Convertir un contenido en muchos
Una descripción de producto en dos idiomas, un artículo del blog dividido en publicaciones para redes sociales, un vídeo con subtítulos. La IA prepara estos borradores en poco tiempo. Una persona sigue revisándolos, pero revisar es mucho más rápido que escribir desde cero.
Cómo elegir la primera
Puntúa cada tarea que estés valorando con tres preguntas:
- ¿Con qué frecuencia ocurre? Lo diario gana a lo mensual.
- ¿Cuánto tarda cada vez? Multiplícalo por la frecuencia y tendrás las horas al mes.
- ¿Cuánto cuesta un error? Empieza donde un error sea fácil de detectar y barato de corregir.
El mejor primer proyecto es frecuente, lleva tiempo y tiene poco riesgo. Automatiza ese, mide durante un mes las horas que ahorra y pasa al siguiente. Así funciona también nuestra auditoría de IA: una lista corta y priorizada en lugar de un largo documento de estrategia.