Πέντε εργασίες που κάθε μικρή επιχείρηση πρέπει να αυτοματοποιήσει πρώτα

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται «στρατηγική AI» για να ξεκινήσουν. Χρειάζονται μία εργασία που τρώει ώρες κάθε εβδομάδα και που μπορεί να την κάνει αξιόπιστα ένα λογισμικό αντί για έναν άνθρωπο. Αυτές είναι οι πέντε που βλέπουμε πιο συχνά, περίπου με τη σειρά που θα τις πιάναμε εμείς.

1. Πληκτρολόγηση δεδομένων από έγγραφα

Τιμολόγια, παραγγελίες αγοράς, δελτία αποστολής, αιτήσεις. Αν κάποιος ανοίγει ένα PDF και πληκτρολογεί ό,τι βλέπει σε ένα άλλο σύστημα, αυτή είναι η πρώτη υποψήφια εργασία. Το σύγχρονο AI εγγράφων διαβάζει αξιόπιστα τον προμηθευτή, τα ποσά, τον ΦΠΑ και τις ημερομηνίες. Ο αυτοματισμός μπορεί επίσης να επισημαίνει οτιδήποτε ασυνήθιστο, για να το ελέγξει ένας άνθρωπος.

Γιατί πρώτη: η δουλειά είναι επαναλαμβανόμενη, μετριέται εύκολα και το αποτέλεσμα επαληθεύεται εύκολα.

2. Απαντήσεις στις ίδιες ερωτήσεις πελατών

Ωράριο, τιμές, χρόνοι παράδοσης, «το έχετε διαθέσιμο;». Ένα chatbot που αντλεί τις απαντήσεις από την ιστοσελίδα και τις πολιτικές σας μπορεί να τις καλύψει εκεί, στο WhatsApp ή στο Viber. Ό,τι δεν μπορεί να απαντήσει το προωθεί σε άνθρωπο, μαζί με τη συνομιλία.

Γιατί νωρίς: οι πελάτες παίρνουν απάντηση στις 11 το βράδυ και η ομάδα σας σταματά να αντιγράφει την ίδια απάντηση.

3. Ανταπόκριση σε υποψήφιους πελάτες

Οι υποψήφιοι πελάτες που έρχονται μέσω φόρμας, email ή social media συχνά περιμένουν ώρες για απάντηση ή χάνονται. Ένας αυτοματισμός μπορεί να απαντήσει αμέσως, να κάνει δύο-τρεις ερωτήσεις αξιολόγησης, να καταχωρίσει την επαφή στο CRM σας και να κλείσει ραντεβού για συζήτηση στο ημερολόγιο κάποιου από την ομάδα σας.

4. Εβδομαδιαίες και μηνιαίες αναφορές

Αν κάποιος εξάγει υπολογιστικά φύλλα κάθε Δευτέρα για να φτιάξει την ίδια αναφορά, αυτή η αναφορά μπορεί να φτιάχνεται μόνη της. Ο αυτοματισμός αντλεί τα νούμερα από το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, το λογιστικό πρόγραμμα ή το CRM, γράφει μια σύντομη περίληψη του τι άλλαξε και στέλνει την αναφορά σε όσους τη χρειάζονται.

5. Ένα περιεχόμενο, πολλές μορφές

Μια περιγραφή προϊόντος σε δύο γλώσσες, ένα άρθρο του blog χωρισμένο σε αναρτήσεις για τα social media, ένα βίντεο με υπότιτλους. Το AI ετοιμάζει γρήγορα ένα πρώτο προσχέδιο για το καθένα. Ένας άνθρωπος εξακολουθεί να τα ελέγχει, αλλά ο έλεγχος είναι πολύ πιο γρήγορος από το γράψιμο από το μηδέν.

Πώς να διαλέξετε την πρώτη

Βαθμολογήστε κάθε εργασία που εξετάζετε με βάση τρεις ερωτήσεις:

• Πόσο συχνά γίνεται; Μια καθημερινή εργασία μετράει περισσότερο από μια μηνιαία.
• Πόσο χρόνο παίρνει κάθε φορά; Πολλαπλασιάστε με τη συχνότητα για να βρείτε τις ώρες ανά μήνα.
• Πόσο κοστίζει ένα λάθος; Ξεκινήστε από εκεί όπου ένα λάθος εντοπίζεται εύκολα και διορθώνεται φθηνά.

Το καλύτερο πρώτο έργο είναι συχνό, χρονοβόρο και χαμηλού ρίσκου. Αυτοματοποιήστε αυτό, μετρήστε για έναν μήνα τις ώρες που εξοικονομεί και μετά περάστε στο επόμενο. Έτσι δουλεύει και η αξιολόγηση AI που κάνουμε: μια σύντομη λίστα με προτεραιότητες αντί για ένα μακροσκελές έγγραφο στρατηγικής.